Att sitta i styrelsen för en bostadsrättsförening innebär ett stort ansvar. En av de viktigaste uppgifterna är att se till att fastigheten hålls i gott skick – både för de som bor där idag och för att bevara fastighetens värde på lång sikt.
Trots det är det förvånansvärt vanligt att föreningar gör misstag som leder till onödiga kostnader, konflikter och värdeminskning. I dagens artikel går vi igenom 5 av de vanligaste fallgroparna – och hur din förening kan undvika dem.
1. Avsaknad av en aktuell underhållsplan
Det här är det absolut vanligaste misstaget. Många föreningar saknar helt en underhållsplan, och bland de som har en är det inte ovanligt att den är flera år gammal och aldrig har uppdaterats. En underhållsplan är styrelsens viktigaste verktyg för att planera och budgetera för kommande åtgärder. Utan den blir det i princip omöjligt att veta när taket behöver läggas om, när stambytet bör ske eller hur stor avsättningen till yttre fonden egentligen borde vara.
Konsekvensen blir ofta att föreningen tvingas ta stora lån när akuta problem upptäcks, istället för att ha sparat in pengarna över tid. Se till att er underhållsplan uppdateras åtminstone vart tredje år och att den används aktivt i styrelsens arbete.
2. Släcka bränder istället för att planera framåt
Det är lätt att falla in i mönstret att bara åtgärda saker när de går sönder. En läckande kran fixas, ett trasigt fönster byts ut, en skadad balkong lagas – men det övergripande arbetet med att förebygga problemen uteblir. Detta tillvägagångssätt är nästan alltid dyrare i längden.
En liten fuktskada som upptäcks i tid kan kosta några tusenlappar att åtgärda. Lämnas den utan tillsyn kan den utvecklas till mögelskador och konstruktionsproblem som kostar hundratusentals kronor. Regelbundna besiktningar av fastigheten är därmed nyckeln till att fånga upp små problem innan de växer sig stora.
3. Pengarna räcker inte när det väl gäller
Ingen vill höja avgifterna. Men att medvetet hålla avsättningarna låga för att kunna erbjuda lägre månadsavgifter är en kortsiktig strategi som nästan alltid slår tillbaka. När det stora underhållet väl behöver göras – och det behöver alltid göras förr eller senare – finns det inte pengar på kontot.
Resultatet blir antingen kraftigt höjda avgifter, stora lån eller båda delarna. En väl avvägd avsättning baserad på en aktuell underhållsplan ger föreningen ekonomisk stabilitet och trygghet för medlemmarna.
4. Bristande upphandling och kontroll
När det väl är dags att genomföra en större åtgärd är det A och O att upphandlingen görs på rätt sätt. Vanliga misstag här är att bara ta in en enda offert, att inte ställa tydliga krav i upphandlingsunderlaget, eller att inte följa upp de inhyrda aktörernas arbete under projektets gång. Det är också viktigt att kontrollera referenser, försäkringar och att aktörerna har F-skattsedel.
Styrelser som saknar erfarenhet av upphandling gör klokt i att ta hjälp. En professionell förvaltare kan både hjälpa till med att ta fram förfrågningsunderlag, utvärdera offerter och övervaka att arbetet utförs enligt avtal.
5. Allt ansvar vilar på en enda person i styrelsen
I många föreningar är det en enda person – ofta ordföranden – som har koll på allt från avtal och underhåll till felanmälningar och ekonomi. Det är en sårbar situation. Om den personen flyttar, blir sjuk eller helt enkelt känner sig utbränd så försvinner all kunskap med den.
Genom att dokumentera rutiner, avtal och kontaktuppgifter och genom att fördela ansvaret inom styrelsen, minskar man risken avsevärt. Att anlita en extern förvaltare innebär som sagt också att mycket av den löpande driften finns hos en professionell part som inte är beroende av enskilda frivilliga.
Sammanfattning – så skyddar ni er förenings värde
Gemensamt för alla dessa misstag är att de går att undvika med rätt kunskap och rätt stöd. En uppdaterad underhållsplan, en sund ekonomisk strategi och tydliga rutiner för upphandling och ansvarsfördelning gör enorm skillnad för en bostadsrättsförenings långsiktiga hälsa.
För föreningar som känner att de behöver professionell hjälp med att få ordning på sitt fastighetsunderhåll kan det vara värt att titta närmare på fastighetsförvaltning för BRF i Uppsala eller motsvarande där er förening befinner sig.
Med rätt förvaltningspartner kan styrelsen fokusera på de strategiska besluten, medan den dagliga driften sköts av någon med rätt kompetens och erfarenhet. Oavsett om er förening är stor eller liten lönar det sig att ta fastighetsunderhållet på allvar. Det är trots allt en av de största investeringarna era medlemmar gör i livet.
